年賀はがきの当選番号が発表されたあと、年賀状を収納するのが毎年のルーティンです。
今日は、
年賀状の収納（無印のファイル１冊！）
住所録の管理（A４用紙１枚！）
どちらも一目で最新情報がわかる簡単な仕組み
についての記事です。
とってもシンプルで、ズボラなわたしでも毎年続けられているルーティンを紹介します。
年賀状収納と住所録管理はシンプルに。
年賀状は１年分だけ
わが家には毎年50枚前後の年賀状が届きます。
収納に使うのは無印のファイル１冊（80ポケット）で、保管するのは１年分だけと決めています。
届いた時に「おー、今こんな感じなのね」と分かって、年末に年賀状のコメント書きの参考に見返したあとは、もう見ることはないので…。
最新のものに入れ替えたら、サクッと処分しちゃいます。
自分でもなかなかドライだなと思いますが…年賀状はもらった時のうれしさがピークで、その後は手紙というより情報として扱っている感覚に近いんだと思います。
住所録はA4用紙１枚に
住所録は、エクセルで作成してA4用紙１枚に印刷しています。
・関係（親戚、学校、職場等）
・名前
・住所
・電話番号
・近々の年賀状の送受記録
などの情報を、１人１行にまとめて。
両面印刷で計80人くらいの情報がこの１枚にぎゅっと入っています。
１枚ものはコンパクトだし、ページをめくって探す手間もなし。
とはいえ、年賀状を作るときくらいにしか使わないので、ファイルに貼り付けて一緒に保管しています。
常に最新情報が一目でわかる！年賀状と住所録の管理ルーティン。
実際に、年始と年末に行っている簡単な管理のルーティンはこちら。
・年末に年賀状を作成するときに新しくプリントアウトした住所録
・届いた年賀状
・送った年賀状の余り
を整理して、無印のファイルへ納めて、１年間管理していきます〜！
１ 年賀状が来た人、住所の変更を住所録に書き込む
１月、届いた年賀状を見ながら、住所録にさっと書き込み。
①年賀状が来た人には○をつける。
こちらから送った人はすでに○がつけてあるので、お互いにやりとりがあれば◎になります。翌年の年賀状は◎のある人、今年喪中だった人だけに送ればOK。
②住所変更を書き込む。
年賀状で住所変更のお知らせがあった場合、前住所に線を引き、すぐ上に新住所を書き込んでおきます。
書き込みが終わったら、ファイルの背表紙裏にマスキングテープでぺたり。
２ ファイルの中の年賀状を最新のものに差し替える
あとは、ファイルの中を新しく届いた年賀状に入れ替え。
古いものは処分します。
ちなみに余ったページには、これまでのわが家の年賀状を1枚ずつ並べて保管しています。
けっこう年賀状を作る際の参考になるんですよね。
何より、家族の変化がぎゅっと凝縮されているので、アルバムとはまた違った面白さがあります。夫婦の老け具合も一目瞭然！どひー。
３ １年間、変更が届くたびに最新情報を住所録に書き込む
あとは、１年間何か届くたびにこのファイルを開いて。
暑中見舞い、引っ越しのお知らせ、喪中はがきなど…同じ人の年賀状が入っているポケットに重ねてIN。
同時に、住所変更や喪中の情報は、貼り付けた住所録へ直接さっと書き込みます。
こうしておくと、
ファイルのポケットにはその人から届いた最新の郵便物が。
A4の住所録は常に最新の情報が一覧で見れる状態に。
４ 年末に１年分の変更をエクセルに入力し、プリントアウトする
年末に年賀状を作るタイミングで、１年分の変更を書き込んだA4の住所録を見ながらエクセルのデータを修正します。
新しい年賀状の送受欄を追加して、プリントアウト。古いものと差し替えます。
わざわざパソコンを開いて情報を修正、なんて作業は年に１回だけで…！
年々、年賀状の数も減らしてラクに。
以上、ズボラなわたしでも続けられている年賀状の収納と住所録の管理ルーティンでした。
年賀状のやりとりは年々減っていて、お互いのやりとりもなくなり、今後連絡をすることはまぁないだろう…と思う人は住所録からも削除します。そういう場合は相手にとってもわたしもその程度なのです…
いざとなればLINEもある時代だし〜！
わざわざ年賀状をやりとりしたり、連絡先を管理するなんて相手は、大事な人たちだけにしぼってどんどんラクになっていいんじゃないかと思います。
では！
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